Siedem kryteriów wyboru programu do spedycji
Zanim zobaczysz jakąkolwiek prezentację, spisz, ile zleceń miesięcznie obsługujesz i ile osób na nich pracuje. Program dobry dla spedycji ze stu użytkownikami będzie za ciężki dla pięcioosobowego biura. Potem sprawdzaj po kolei.
- Wejście zlecenia. Zlecenia przychodzą w PDF, w mailu i z giełd. Jeśli program wymaga ręcznego wpisania wszystkiego od zera, oszczędzasz niewiele.
- CMR i dokumenty. List przewozowy powinien wypełniać się z danych zlecenia, a Ty powinieneś móc poprawić każde pole.
- Podwykonawcy i marża. Zlecenie dla przewoźnika tworzone z karty zlecenia klienta oraz marża liczona na bieżąco.
- Waluty. Faktura w EUR i PLN z własnym kursem, bo wiele przewozów rozlicza się w euro.
- Należności. Terminy 30, 45 i 60 dni, rejestr faktur po terminie i przypomnienia.
- Dokumenty z trasy. Możliwość odesłania zdjęcia podpisanego CMR przez kierowcę, bez dzwonienia.
- Cena i limity. Ile kosztuje przy Twojej liczbie zleceń i użytkowników, a nie ile kosztuje w pierwszym miesiącu.
Pytania, które warto zadać dostawcy przed zakupem
Prezentacja pokazuje to, co działa najlepiej. Pytania pokazują resztę.
- Czy mogę wgrać swoje zlecenie, a nie przykładowe, i zobaczyć wynik teraz?
- Co się dzieje z polami, których program nie odczytał: puste do uzupełnienia czy wpisane domyślnie?
- Jak liczona jest marża, gdy podwykonawca zmieni stawkę po zleceniu?
- Czy mogę wyeksportować dane do swojego systemu księgowego?
- Ile zleceń i kont obejmuje abonament i co się dzieje po przekroczeniu limitu?
- Czy umowa wymaga okresu wypowiedzenia?
Odpowiedź "pokażemy na przykładowych danych" przy pierwszym pytaniu to sygnał, żeby ostrożnie oceniać resztę obietnic.
Pułapki cennika w programach dla transportu
Cena za użytkownika wygląda dobrze, dopóki w biurze nie pojawi się czwarta osoba. Cena za zlecenie wygląda dobrze, dopóki sezon nie podwoi liczby przewozów. Opłata wdrożeniowa, szkolenie i moduły dokupowane osobno potrafią podwoić rachunek w pierwszym roku. Policz koszt dla własnej liczby zleceń i kont w ciągu 12 miesięcy, razem z wszystkimi dodatkami, i porównuj tę liczbę.
W Dostarcz abonament ma stałą cenę i limity opisane w cenniku: Start za 349 zł netto miesięcznie, Firma za 790 zł, Flota za 1 690 zł, a płatność roczna obniża miesięczną stawkę o połowę. Różnicę w funkcjach między planami opisujemy na stronie program do spedycji.
Kiedy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać
Arkusz działa przy kilku zleceniach tygodniowo. Przestaje, gdy dwie osoby edytują ten sam plik, gdy marża jest liczona raz na początku i nikt jej nie aktualizuje, a termin płatności znasz tylko dlatego, że ktoś go pamięta. Jeśli pomyłka w jednym adresie w CMR kosztuje Cię wizytę kierowcy na rampie, a opóźniona faktura tydzień dłuższego oczekiwania na pieniądze, program zwraca się szybciej, niż się wydaje. Policz, ile godzin tygodniowo spedytor spędza na przepisywaniu, i pomnóż przez jego koszt.
Dokumenty to także ryzyko
Spedytor odpowiada za zlecenie wobec klienta, więc dokumenty muszą się zgadzać z tym, co ustalono. Niezgodność między zleceniem, CMR i fakturą wraca przy reklamacji i przy sporze o płatność. Warto też sprawdzić, jak jest ubezpieczona Twoja odpowiedzialność, na przykład porównując ubezpieczenie OC przewoźnika i spedytora, bo program porządkuje dokumenty, ale szkody w ładunku pokrywa polisa.
Trzy rodzaje programów i dla kogo który
Na rynku są trzy grupy rozwiązań, a pomyłka w kategorii kosztuje więcej niż pomyłka w produkcie.
- Rozbudowane systemy TMS z modułami do planowania tras, telematyki, rozliczania kierowców i integracji z giełdami. Dają dużo, ale wymagają wdrożenia, szkolenia i osoby, która je prowadzi. Mają sens przy większej flocie albo dużym biurze.
- Moduły w programach księgowych i ERP. Dobrze łączą fakturę z księgowością, ale CMR i zlecenia dla podwykonawców zwykle są w nich dodatkiem, a nie centrum pracy.
- Lekkie programy zlecenie-CMR-faktura, do których należy Dostarcz. Wchodzą w pracę w jeden dzień i obejmują to, co spedytor robi codziennie. Nie zastąpią planowania tras ani telematyki.
Jeśli planujesz trasy w dedykowanym narzędziu, a dokumenty piszesz ręcznie, lekki program załatwi Twój największy koszt. Jeśli potrzebujesz pełnej kontroli nad flotą, zacznij od większego systemu i sprawdź, ile realnie z niego użyjesz.
Prosty rachunek zwrotu dla małej spedycji
Weź dwa biura. W pierwszym spedytor obsługuje 15 zleceń dziennie, a na każde poświęca około dziesięciu minut na przepisanie danych do CMR, zlecenia dla podwykonawcy i faktury. To dwie i pół godziny dziennie, czyli około pięćdziesiąt godzin miesięcznie przy dwudziestu dniach roboczych. Jeśli godzina pracy spedytora kosztuje firmę kilkadziesiąt złotych, sam czas przepisywania przekracza abonament niskiego planu.
Policz to samo dla własnych liczb, bez optymistycznych założeń. Dolicz błędy: ile razy w miesiącu wraca poprawka CMR albo faktura odrzucona przez kontrahenta. Do tego dodaj koszt opóźnionej faktury, bo każdy dzień zwłoki przy terminie 45 albo 60 dni przesuwa pieniądze, które już zarobiłeś. Dopiero ta suma pokazuje, czy program się opłaca, i pozwala porównać dwie oferty uczciwie.
Wdrożenie w małej firmie
Najczęstszy powód porzucenia programu to nie brak funkcji, tylko to, że nikt nie ma czasu go uruchomić. Zapytaj, ile dni mija od zakupu do pierwszego wystawionego dokumentu, czy trzeba importować bazę kontrahentów i kto będzie uczył nowych pracowników. W lekkim programie pierwszy CMR powstaje w dniu zakupu, bo dane bierze się ze zlecenia, a nie z bazy, którą trzeba wcześniej zbudować. Ustal też, kto w firmie sprawdza wynik odczytu: najlepiej ta sama osoba, która dziś wpisuje dane, bo zna typowe pułapki w zleceniach swoich klientów.
Jak przetestować program w jeden wieczór
Wybierz trzy zlecenia z ostatniego miesiąca: proste krajowe, zagraniczne w euro i z błędem lub brakami w opisie. Wgraj je i porównaj wynik z dokumentami, które wystawiłeś ręcznie. Sprawdź, ile pól trzeba poprawić, czy waluta i termin płatności są właściwe oraz ile czasu zajęło całe przejście. Na stronie głównej Dostarcz możesz zrobić to samo bez rejestracji. Jeśli prowadzisz przewozy zagraniczne, zobacz też opis programu do spedycji międzynarodowej. Gdy wynik Cię przekona, Wypełnij CMR na własnym zleceniu.
Jak program czyta zlecenie, opisuje wpis odczyt zlecenia transportowego z PDF. Po wyborze programu zobacz, ile trwa wdrożenie programu do spedycji. Gdy księgowa pyta o e-faktury, pomoże wpis program do spedycji a KSeF.
Jaki program do spedycji jest najlepszy dla małej firmy
Najlepszy jest ten, który przyjmuje Twoje zlecenia bez przepisywania i kosztuje tyle, ile mieści się w marży przy Twoim wolumenie. Dla małej spedycji ważniejsze od liczby funkcji są: CMR ze zlecenia, marża na przewozie, faktura w euro i prosta cena.
Czy mała spedycja potrzebuje systemu TMS
Nie zawsze pełnego. Przy kilku zleceniach dziennie wystarczy lekki program, który łączy zlecenie, CMR i fakturę. Szerszy opis znajdziesz na stronie o systemie TMS dla małej firmy.
Ile kosztuje program do spedycji
Ceny zaczynają się od kilkuset złotych netto miesięcznie za abonament. Porównuj koszt roczny przy własnej liczbie zleceń i kont, wraz z wdrożeniem i dodatkami. Rachunek krok po kroku jest we wpisie ile kosztuje program do spedycji.
Jeśli zastanawiasz się, czy zostać przy arkuszu, przeczytaj Excel czy program do spedycji.