Od czego zależy, ile trwa wdrożenie programu do spedycji
Czas zależy od trzech rzeczy: ile osób będzie używać programu, ile danych chcesz przenieść i czy program musi łączyć się z innymi systemami. Im mniej z tego, tym szybciej.
- Lekki program oparty na odczycie PDF: nie budujesz szablonów ani nie mapujesz pól. Pierwsze zlecenie możesz przetworzyć w dniu założenia konta.
- Duży system TMS: konfiguracja procesów, role, integracje i szkolenia. Wdrożenie planuje się w tygodniach, a często w miesiącach, i zwykle kosztuje osobno.
- Własny arkusz z historią: największy koszt to decyzja, czy przenosić stare zlecenia. Zwykle nie warto.
Orientacyjne ceny abonamentów porównujemy we wpisie ile kosztuje program do spedycji.
Plan na pierwszy tydzień
1. Dzień pierwszy. Wgraj zlecenie od stałego klienta na stronie głównej i obejrzyj kartę zlecenia, CMR i szkic faktury bez rejestracji. Jeśli odczyt trafia w większość pól, program pasuje do Twoich zleceń.
2. Dzień drugi. Załóż konto, dodaj użytkowników i stałych kontrahentów, których używasz najczęściej.
3. Dni trzeci i czwarty. Obsługuj nowe zlecenia w programie, a otwarte przewozy ze starego arkusza dokończ tam, gdzie się zaczęły.
4. Dzień piąty. Wystaw pierwszą fakturę ze zlecenia i sprawdź z księgową, czy dane z szkicu wystarczają do jej programu.
Po zamknięciu ostatniego starego przewozu arkusz zostaje jako archiwum.
Co przenieść z arkusza, a co zostawić
Przenieś: listę stałych klientów i przewoźników, aktualne stawki umowne oraz wzory uwag, które powtarzają się na zleceniach. Zostaw w archiwum: zamknięte zlecenia, stare faktury i rozliczenia zakończonych miesięcy.
Przenoszenie historii wygląda na ostrożność, ale w praktyce wydłuża wdrożenie o dni pracy, a rzadko ktoś do tych danych wraca. Jeśli musisz coś odnaleźć, otwierasz arkusz. Dlatego warto sprawdzić, czy Excel jeszcze wystarcza, zanim zaplanujesz migrację.
Trzy błędy, przez które wdrożenia się przeciągają
- Chęć przeniesienia wszystkiego naraz. Zacznij od jednego rodzaju zleceń, na przykład przewozów krajowych, i dołóż resztę po tygodniu.
- Brak jednej osoby odpowiedzialnej. Ktoś w biurze powinien dopilnować, żeby nowe zlecenia wchodziły tylko przez program. Dwa równoległe systemy po miesiącu są gorsze od jednego.
- Zbyt późne pokazanie księgowej szkicu faktury. Jeśli braknie pola, którego potrzebuje jej program, lepiej wiedzieć o tym w pierwszym tygodniu. Jeśli przy okazji porządkujesz też księgowość, rozważ księgowość online wspieraną przez AI.
Czego możesz się spodziewać po pierwszym miesiącu
Zlecenie przestaje być przepisywane po trzy razy, a CMR i faktura powstają z jednej karty. W planach Firma i Flota zlecenia dla podwykonawców i marża są na tej samej karcie. Czego Dostarcz nie robi, a duże systemy tak, opisujemy na stronie o systemie TMS: planowania tras i telematyki tu nie ma. Kryteria wyboru zebraliśmy w artykule jaki program do spedycji wybrać.
Ile trwa wdrożenie programu do spedycji
W małym biurze lekki program możesz uruchomić w kilka dni, bo zaczynasz od bieżących zleceń i nie konfigurujesz szablonów. Duże systemy TMS zajmują zwykle tygodnie lub miesiące z powodu konfiguracji, integracji i szkoleń.
Czy trzeba przenosić dane ze starego arkusza
Nie. Wystarczy przenieść listę stałych klientów i przewoźników oraz aktualne stawki. Stare zlecenia i faktury zostają w arkuszu jako archiwum.
Czy trzeba szkolić pracowników
Przy programie opartym na wgraniu PDF i sprawdzeniu pól szkolenie sprowadza się do pokazania trzech kroków: wgraj zlecenie, sprawdź pola, wydrukuj CMR i wystaw fakturę. Zwykle wystarczy godzina pracy na realnym zleceniu.
Czy mogę sprawdzić program przed zakupem
Tak. Na stronie głównej wgrywasz zlecenie i oglądasz kartę zlecenia, wypełniony CMR i szkic faktury bez rejestracji. Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie.