Pięć sygnałów, że arkusz przestał wystarczać
1. Przepisujesz to samo kilka razy. Trasa i daty trafiają z PDF klienta do arkusza, potem do zlecenia dla przewoźnika, potem do CMR, a na końcu do faktury. Każde przepisanie to szansa na błąd w godzinie albo adresie.
2. Nie wiesz, ile zarobiłeś, dopóki nie przyjdzie faktura kosztowa. Marża w kolumnie obok jest aktualna tylko do pierwszej zmiany stawki.
3. W biurze są dwie lub więcej osób i każda ma swoją wersję pliku. Ktoś nadpisuje cudze zmiany albo nikt nie wie, która wersja jest ostateczna.
4. Podpisane CMR wracają w różnym czasie, a faktura czeka, bo nikt nie pamięta, który przewóz ma komplet dokumentów.
5. Klienci dzwonią z pytaniem, gdzie jest ładunek, i musisz zadzwonić do kierowcy, żeby odpowiedzieć.
Jeśli rozpoznajesz trzy z pięciu, arkusz jest już kosztem.
Rachunek czasu na jedno zlecenie
Zapisz przez tydzień, ile minut zajmuje Ci jedno zlecenie od PDF od klienta do wystawionej faktury. U wielu małych biur wychodzi kilkanaście do kilkudziesięciu minut, głównie na przepisywaniu i szukaniu dokumentów. Liczby podstaw własne.
Przykład ilustracyjny, nie dane rynkowe. Biuro robi 200 zleceń miesięcznie i traci po 15 minut na zlecenie na przepisywanie i pilnowanie dokumentów. To 50 godzin miesięcznie. Przy koszcie godziny pracy 50 zł netto daje to 2 500 zł miesięcznie, więcej niż plan Firma za 790 zł netto. Przy 80 zleceniach tego samego rachunku wynik jest już bliższy abonamentowi, więc decyduje Twoja liczba, nie ogólna reguła.
Do czasu dolicz koszt błędów. Jedna pomyłka w stawce albo terminie często kosztuje więcej niż miesiąc abonamentu.
Kiedy Excel nadal wystarcza
Arkusz jest sensowny, gdy robisz kilkanaście zleceń miesięcznie, pracujesz sam, nie zlecasz większości przewozów podwykonawcom i nie potrzebujesz pokazywać klientowi statusu. Wtedy abonament jest wydatkiem na wygodę, a nie na pieniądze. Uczciwa rada brzmi: nie kupuj programu, dopóki nie czujesz bólu w którymś z pięciu punktów powyżej.
Czego szukać w programie, który ma zastąpić arkusz
- Odczyt zlecenia z PDF, żeby nie zaczynać od pustego formularza.
- Zlecenie dla podwykonawcy tworzone z karty zlecenia klienta.
- Marża liczona na bieżąco, a nie raz w miesiącu.
- CMR wypełniany z danych zlecenia i zdjęcie podpisanego CMR od kierowcy bez konta w systemie.
- Faktura z tej samej karty, w złotych i w euro.
- Cena znana z góry i możliwość sprawdzenia programu na własnym zleceniu przed zakupem.
Dostarcz spełnia te punkty dla małych i średnich biur, a czego nie robi (planowanie tras, telematyka), opisujemy na stronie o systemie TMS. Rachunek marży pokazuje strona program do marży w spedycji, a koszty różnych modeli cen omawia wpis ile kosztuje program do spedycji. Przejście z arkusza zajmuje kilka dni, plan znajdziesz we wpisie o wdrożeniu programu do spedycji.
Jak przejść z Excela bez przestoju
Nie przenoś historii. Zostaw stary arkusz jako archiwum i zacznij od bieżących zleceń: wgraj PDF, sprawdź kartę, wystaw CMR. Przez pierwszy tydzień pracuj w obu miejscach tylko przy otwartych przewozach. Po zamknięciu ostatniego starego zlecenia arkusz przestaje być potrzebny. Faktury wystawiane w programie warto od razu prowadzić zgodnie z wymogami e-faktur, na przykład w programie do fakturowania z KSeF, jeśli ewidencję faktur prowadzisz osobno.
Gdy w arkuszu pracuje kilka osób, przejście na program uporządkuje też uprawnienia, co opisuje strona program do spedycji dla biura z kilkoma dyspozytorami. Jak wypada odczyt zlecenia z PDF, pokazuje wpis odczyt zlecenia transportowego z PDF.
Excel czy program do spedycji
Do kilkudziesięciu zleceń miesięcznie i jednej osoby w biurze Excel wystarcza. Gdy przepisujesz zlecenia kilka razy, nie znasz marży na bieżąco albo w biurze pracuje więcej osób, program zwykle wychodzi taniej niż czas stracony na arkusz.
Ile kosztuje program do spedycji w porównaniu z Excelem
Excel nie ma abonamentu, ale kosztuje czas. Dostarcz zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie, a plan Firma ze zleceniami dla podwykonawców i marżą kosztuje 790 zł netto. Przy płatności rocznej stawka jest o połowę niższa.
Czy można wypełniać CMR w Excelu
Można, ale każdy CMR trzeba wypełnić ręcznie, a dane ze zlecenia przepisać. Program wypełnia CMR z danych zlecenia, więc przepisywanie znika.
Czy mogę sprawdzić program na swoim zleceniu przed zakupem
Tak. Na stronie głównej wgrywasz zlecenie klienta i oglądasz kartę zlecenia, wypełniony CMR i szkic faktury bez rejestracji.