Co program do spedycji robi, a co robi program do KSeF
To dwa różne zadania. Program do spedycji prowadzi zlecenie: klient, trasa, przewoźnik, stawki, CMR i wartość usługi. Program do fakturowania wystawia fakturę ustrukturyzowaną i komunikuje się z KSeF. W małej spedycji te dwie rzeczy często pracują w parze, a nie w jednym narzędziu.
Wiele pomyłek bierze się z założenia, że jedno oprogramowanie ma załatwić wszystko. Jeśli któryś dostawca obiecuje obie rzeczy, poproś o pokaz na swoim zleceniu i zapytaj, co dokładnie dzieje się z fakturą po wystawieniu. Zasady podatkowe i terminy ustalasz z księgową, bo to ona odpowiada za Twoje rozliczenia.
Pięć pytań do dostawcy programu do spedycji
1. Czy faktura za transport powstaje ze zlecenia, bez przepisywania? Strony, pozycja usługi, kwoty netto i VAT oraz termin płatności powinny przechodzić z karty zlecenia.
2. Czy faktura może być w PLN i w EUR? Przy przewozach międzynarodowych to codzienność.
3. Czy dane da się wyeksportować do programu księgowego lub fakturowego? Bez eksportu księgowa przepisuje wszystko od nowa.
4. Czy w fakturze jest numer zlecenia? Ułatwia to uzgadnianie płatności i spory z klientem.
5. Co z fakturami kosztowymi od przewoźników? Program do spedycji ich zwykle nie odbiera, więc ktoś musi je pobierać i porównywać ze stawką ze zlecenia.
Ostatnie pytanie jest najczęściej pomijane. Spedytor płaci przewoźnikom według zleceń, więc zgodność faktury kosztowej ze stawką ze zlecenia ma znaczenie dla marży. Przy małej liczbie przewoźników wystarczy do tego karta zlecenia, a przy większej opłaca się osobne narzędzie, które pobiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie.
Jak sprawdzić to w pół godziny
Weź trzy ostatnie zlecenia: krajowe w PLN, międzynarodowe w EUR i takie z dopłatą za postój. Wgraj je do programu, który oceniasz, i dla każdego zrób szkic faktury.
Potem pokaż szkice księgowej i zapytaj, czego brakuje, żeby wprowadzić je do jej systemu bez poprawek. Jeśli lista braków jest krótka, program pasuje. Jeśli księgowa i tak musi przepisywać pozycje, szukaj dalej.
W Dostarcz szkic faktury zawiera strony, pozycję usługi transportowej, kwoty netto i VAT, termin płatności, walutę i numer zlecenia, a dane można wyeksportować do własnego programu księgowego. Dostarcz nie zastępuje programu do fakturowania, tylko dostarcza mu gotowe dane. Opis funkcji jest na stronie faktura za transport.
Trzy typowe sytuacje i co wybrać
Pierwsza: masz księgową z własnym programem do faktur. Wtedy program do spedycji ma tylko dostarczyć dane, a Ty nie płacisz za drugi moduł fakturowania. Liczy się jakość eksportu i to, czy księgowa przyjmie dane bez poprawek.
Druga: sam wystawiasz faktury w programie do fakturowania. Tu najważniejsze jest, żeby kwoty i dane stron nie były przepisywane ręcznie ze zlecenia. Wystarczy szkic faktury z karty zlecenia, który kopiujesz lub eksportujesz.
Trzecia: prowadzisz kilkanaście przewozów dziennie i kilku dyspozytorów wystawia dokumenty. Wtedy spójność jest ważniejsza niż cena. Każdy z nich powinien widzieć ten sam stan zlecenia, a faktura powinna mieć numer zlecenia, żeby księgowa nie szukała, której pozycji dotyczy dokument.
We wszystkich trzech przypadkach różnica między dobrym a złym wyborem wychodzi na pierwszym zleceniu w EUR albo z dopłatą, a nie na prezentacji handlowej.
Faktura kosztowa od przewoźnika a marża
Marża w spedycji jest policzona prawdziwie dopiero wtedy, gdy znasz kwotę z faktury przewoźnika, a nie tylko stawkę ze zlecenia. Różnice biorą się z postojów, dopłat za rozładunek i zmian uzgodnionych telefonem. Jeśli faktura kosztowa wpada do skrzynki i trafia do księgowej bez porównania ze zleceniem, rozbieżność wychodzi po miesiącu.
Prosty nawyk wystarcza: przy każdej fakturze od przewoźnika sprawdź numer zlecenia, porównaj kwotę z kartą zlecenia i dopiero wtedy zatwierdź przelew. Pytaj więc dostawcę programu, czy karta zlecenia trzyma stawkę przewoźnika w tym samym miejscu co stawkę klienta. W Dostarcz w planach Firma i Flota tak jest, a marża jest liczona na bieżąco, o czym piszemy na stronie program do marży w spedycji.
Trzy błędy przy wyborze
- Płacenie za moduł fakturowania, którego księgowa i tak nie użyje, bo pracuje w swoim programie.
- Brak testu na zleceniu w EUR, który wychodzi dopiero po zakupie.
- Pominięcie faktur kosztowych, przez co marża liczona jest ze stawki zleceniowej, a nie z tego, co przewoźnik naprawdę wystawił.
Każdy z tych błędów da się wychwycić przed podpisaniem umowy, jeśli test zrobisz na własnych dokumentach.
Ile to kosztuje
Dostarcz kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start (3 konta, 100 zleceń), 790 zł w planie Firma i 1 690 zł w planie Flota. Płatność roczna to połowa ceny za miesiąc. Ceny są netto, doliczasz 23% VAT. Szerzej o kosztach w małym biurze pisze wpis ile kosztuje program do spedycji, a o całym programie dla biura spedycyjnego strona program do spedycji.
Czy program do spedycji musi być zintegrowany z KSeF
Nie musi. Wystarczy, że daje kompletne dane faktury i eksport do programu, który z KSeF się łączy. Integrację we własnym zakresie ma sens sprawdzać wtedy, gdy nie masz osobnego programu do faktur.
Czy Dostarcz wysyła faktury do KSeF
Dostarcz przygotowuje szkic faktury z kompletem danych i pozwala je wyeksportować do Twojego programu księgowego. Wysyłką do KSeF zajmuje się wtedy ten program.
Czy faktura za transport w EUR zadziała w programie do spedycji
Tak, jeśli program obsługuje walutę na poziomie zlecenia i faktury. W Dostarcz fakturę wystawiasz w PLN albo EUR, z numerem zlecenia.