Ile kosztuje program do spedycji i jak liczyć koszt

Koszty, których nie ma na stronie z cennikiem

• Opłata wdrożeniowa i szkolenie, czasem większe niż pierwsze trzy miesiące abonamentu.
• Dodatkowe moduły do CMR, podwykonawców albo faktur w euro, liczone osobno.
• Import bazy kontrahentów i zleceń, jeśli program nie przyjmuje zleceń w PDF.
• Okres wypowiedzenia i wiązanie umową na 12 lub 24 miesiące.
• Czas spedytora na nauce programu. Jeśli pierwszy dokument powstaje po tygodniu szkoleń, to też jest koszt.

Przed decyzją zapytaj wprost o całkowity koszt pierwszego roku przy Twoim wolumenie i poproś o odpowiedź na piśmie.

Koszt programu na jedno zlecenie

Weź abonament, który realnie wybierzesz, i podziel go przez liczbę zleceń w typowym miesiącu. Przy 300 zleceniach miesięcznie i abonamencie 790 zł netto wychodzi niecałe 2,70 zł na zlecenie. Porównaj to z kosztem dziesięciu minut przepisywania danych do CMR, zlecenia dla podwykonawcy i faktury, które program robi za Ciebie.

Policz też drugą stronę: ile razy w miesiącu poprawiasz CMR albo fakturę przez pomyłkę w adresie i ile kosztuje każda taka pomyłka. Jedna wizyta kierowcy na rampie z błędnym listem potrafi kosztować więcej niż miesięczny abonament.

Rachunek jest prosty, ale trzeba go zrobić na własnych danych, bez optymistycznych założeń.

Ile kosztuje Dostarcz

Dostarcz to abonament bez planu darmowego i bez opłat jednorazowych. Plany opisuje cennik.

• Start: 349 zł netto miesięcznie, 3 konta i 100 zleceń. Odczyt zleceń, CMR, karta zlecenia i faktura.
• Firma: 790 zł netto miesięcznie, 10 kont i 500 zleceń. Dochodzą zlecenia dla podwykonawców, marża, link statusu i zdjęcie CMR od kierowcy.
• Flota: 1 690 zł netto miesięcznie, 30 kont i 2 000 zleceń.

Przy płatności rocznej płacisz o połowę mniej za miesiąc. Ceny są netto, dolicza się 23% VAT. Jeśli zlecasz przewozy przewoźnikom, zobacz, jak działa program do zleceń dla podwykonawców.

Trzy przykładowe biura i ich rachunek

Przykłady są ilustracją rachunku, nie danymi rynkowymi. Podstaw do nich własne liczby.

• Biuro z dwiema osobami i 80 zleceniami miesięcznie. Tu liczy się niski próg wejścia. Plan na 100 zleceń wystarcza, a wdrożenie powinno zająć jeden dzień, bo nikt nie ma czasu na szkolenia. Największym ryzykiem jest umowa na 24 miesiące z programem, którego nie da się szybko sprawdzić.
• Biuro z pięcioma osobami i 400 zleceniami miesięcznie, z dużą częścią przewozów zleconych podwykonawcom. Tu o cenie decyduje, czy zlecenia dla przewoźników i marża są w abonamencie, czy w osobnym module. Cena za użytkownika zrobi się wyraźnie wyższa niż cena za pakiet zleceń.
• Biuro z piętnastoma osobami, własną flotą i planowaniem tras. Lekki program nie zastąpi tu systemu planowania, więc porównujesz dwa narzędzia: jedno do tras i telematyki, drugie do dokumentów. Czasem tańsze jest pozostanie przy dużym systemie, jeśli ma moduł dokumentów na przyzwoitym poziomie.

We wszystkich trzech przypadkach pytanie brzmi tak samo: ile kosztuje cała droga od zlecenia do zapłaconej faktury, a nie ile kosztuje jedna funkcja.

Co wynegocjować przed podpisaniem

Dostawca, który wierzy w produkt, pozwoli go sprawdzić na Twoich zleceniach. Poproś o okres próbny na własnych dokumentach, o zapis, co się dzieje po przekroczeniu limitu zleceń, o możliwość wyeksportowania danych po rezygnacji i o cenę, która nie zmienia się w trakcie umowy. Zapytaj, czy przy płatności rocznej dostaniesz niższą stawkę i czy możesz zacząć od planu miesięcznego, a przejść na roczny po trzech miesiącach. To pytania, które nic nie kosztują, a często oszczędzają kilka tysięcy złotych w ciągu roku.

Jeśli dostawca nie chce odpowiedzieć na piśmie, potraktuj to jako informację o tym, jak będzie wyglądała współpraca po zakupie.

Kiedy warto zapłacić za większy system

Większy system TMS ma sens, gdy planujesz trasy dla własnej floty, potrzebujesz telematyki i integracji z giełdami albo masz biuro, w którym pracuje kilkanaście osób. Płacisz wtedy za wdrożenie, ale dostajesz narzędzia, których lekki program nie ma. Jeśli większość czasu pochłaniają papiery od zlecenia do faktury, drogi system zapłaci się wolniej. Szerzej piszemy o tym na stronie o systemie TMS dla małej firmy.

Przy własnej flocie warto dodać osobne narzędzie do kontroli pojazdów, na przykład monitoring GPS floty z ewidencją przebiegu, zamiast płacić za ciężki moduł, którego nie użyjesz.

Jak sprawdzić koszt przed zakupem

Weź trzy zlecenia z ostatniego miesiąca: krajowe, zagraniczne w euro i z brakami w opisie. Wgraj je i policz, ile pól trzeba poprawić oraz ile czasu zajęło całe przejście od zlecenia do faktury. Porównaj ten czas z dotychczasowym i podstaw do rachunku z poprzedniej sekcji. W Dostarcz zrobisz to na stronie głównej bez rejestracji. Do ceny abonamentu dochodzi czas startu, o którym piszemy we wpisie o wdrożeniu programu do spedycji.

Ile kosztuje program do spedycji

Dla małej firmy abonament zaczyna się od kilkuset złotych netto miesięcznie. Duże systemy TMS kosztują więcej i dochodzi wdrożenie. Porównuj całkowity koszt roku przy własnej liczbie zleceń i użytkowników, a nie cenę z pierwszego miesiąca.

Czy program do spedycji ma wersję darmową

Programy z planem darmowym zwykle mają niskie limity albo brak CMR i podwykonawców. Dostarcz jest abonamentem bez planu darmowego, a swoje zlecenie możesz sprawdzić na stronie głównej bez rejestracji.

Czy cena zależy od liczby zleceń

Zależy od dostawcy. Część liczy za użytkownika, część za zlecenie, a część daje pakiet zleceń w abonamencie. W Dostarcz limity zleceń i kont wynikają z planu i są opisane w cenniku.

Czy płatność roczna się opłaca

W Dostarcz płatność roczna daje o połowę niższą miesięczną stawkę. Przy stałym wolumenie to najtańsza opcja, a przy niepewnym lepiej zacząć od planu miesięcznego.