Przejdź do treści
Dostarcz

Faktura za transport w dniu rozładunku

Przewóz jest rozładowany, ale faktura czeka, bo podpisany CMR wraca od kierowcy po tygodniu. Dostarcz wystawia fakturę za transport ze zlecenia, które już masz w programie, w złotych albo w euro, z terminem płatności policzonym od otrzymania dokumentów. Przypomnienia i rejestr należności pilnują reszty.

Dlaczego faktura za transport spóźnia się o tydzień

Typowa kolejność wygląda tak: kierowca rozładowuje, papiery wracają na bazę, ktoś je skanuje, księgowa przepisuje dane zlecenia do faktury i dopiero wtedy dokument wychodzi do klienta. Każdy dzień zwłoki to dzień później liczony termin płatności, a przy terminach 45 czy 60 dni to wyraźnie dłuższe oczekiwanie na pieniądze.

Do tego dochodzą błędy. Inna stawka niż w zleceniu, zła waluta, numer zlecenia pominięty albo źle wpisany. Zleceniodawca odrzuca fakturę, wraca ona do poprawki i cały cykl zaczyna się od nowa. Czas, w którym pieniądze nie pracują w firmie, rośnie z każdą korektą.

Faktura w PLN i EUR wystawiona ze zlecenia

Pozycja faktury powstaje z karty zlecenia: usługa transportowa według zlecenia o danym numerze, trasa, stawka i waluta. Nie przepisujesz kwoty ani numeru, bo program bierze je z odczytanego zlecenia. Zmieniasz tylko to, co chcesz skorygować, jednym kliknięciem.

Całość jest częścią tego samego procesu, który zaczyna się od programu do zleceń transportowych, więc dane nie rozchodzą się między plikami.

  • Pole 1Faktura w złotych albo w euro, zależnie od zlecenia.
  • Pole 2Netto, VAT i brutto policzone na podstawie stawki.
  • Pole 3Kurs średni z dnia poprzedzającego wpisany w polu do edycji, gdy faktura jest w euro.
  • Pole 4Numer zlecenia i dane stron przewozu w opisie pozycji.
  • Pole 5Szkic gotowy do wystawienia, z danymi nabywcy z karty zlecenia.

Termin płatności liczony od otrzymania dokumentów

W transporcie termin płatności często biegnie nie od daty faktury, ale od daty otrzymania kompletu dokumentów, w tym podpisanego CMR. Program pozwala wybrać liczbę dni, na przykład 14, 30, 45 albo 60, i wylicza datę zapłaty od dnia, w którym dokumenty dotarły.

Dzięki temu termin w fakturze zgadza się z tym, co uzgodniłeś ze zleceniodawcą, a Ty nie liczysz dat w kalendarzu. Gdy kierowca prześle zdjęcie podpisanego egzemplarza, dokument trafia do zlecenia i od razu wiesz, od kiedy biegnie czas. Obieg podpisanego listu opisujemy na stronie o tym, czym jest e-CMR i CMR w PDF.

Przykład faktury w EUR za przewóz do Hamburga

Firma z Kalisza przewozi 33 palety materiałów budowlanych do Hamburga. Stawka według zlecenia to 1 380 euro, a z klientem uzgodniono termin płatności 45 dni od otrzymania dokumentów. Rozładunek jest w środę rano, kierowca przesyła zdjęcie podpisanego CMR tego samego dnia.

Księgowa otwiera zlecenie, widzi komplet dokumentów i wybiera wystawienie faktury. Program wstawia pozycję z numerem zlecenia i trasą Kalisz, Hamburg, kwotę w euro oraz termin 45 dni liczony od środy. Księgowa sprawdza kurs, który wpisała ręcznie, i zatwierdza szkic.

Faktura jest gotowa w dniu rozładunku. Termin płatności upływa kilka dni wcześniej, niż gdyby dokument wyszedł po tygodniu, a w rejestrze należności zlecenie ma status wystawione, z datą, do której klient powinien zapłacić.

Przypomnienia, noty odsetkowe i rejestr należności

Wystawienie faktury to połowa pracy. Drugą połową jest pilnowanie, czy klient zapłaci w terminie. Rejestr należności pokazuje wszystkie zlecenia z kwotą, walutą i terminem, więc widzisz od razu, co jest przeterminowane.

To zastępuje arkusz z kolorowaniem komórek. Jak to się przekłada na pieniądze w Twojej firmie, możesz policzyć na podstawie własnych liczb w opisie, gdzie program dla przewoźnika pokazuje koszt zwłoki.

  • Pole 1Przypomnienia o terminach płatności wysyłane e-mailem.
  • Pole 2Noty odsetkowe w planach Firma i Flota.
  • Pole 3Statusy: wystawiona, wysłana, zapłacona, po terminie.
  • Pole 4Podsumowanie dla właściciela, ile pieniędzy czeka na zapłatę.

Faktura i krajowy system e-faktur

Szkic faktury w Dostarcz zawiera strony, pozycję usługi transportowej, kwoty netto i VAT, termin płatności, walutę PLN albo EUR oraz numer zlecenia. Dane możesz wyeksportować i przenieść do swojego programu księgowego bez przepisywania pozycji.

Nie udzielamy porad podatkowych. Zasady wystawiania faktur i terminy obowiązujące w Twojej firmie ustalasz z księgową. Co sprawdzić przed zakupem programu, opisuje wpis program do spedycji a KSeF.

Ile kosztuje wystawianie faktur za transport w programie

Dostarcz to abonament, bez opłat jednorazowych i bez planu darmowego. Faktura w PLN i EUR jest dostępna w każdym planie.

  • Start: 349 zł netto miesięcznie, 100 zleceń, przypomnienia e-mailem.
  • Firma: 790 zł netto miesięcznie, 500 zleceń, przypomnienia i noty odsetkowe.
  • Flota: 1 690 zł netto miesięcznie, 2 000 zleceń, to samo co Firma z większymi limitami.

Ceny netto powiększa 23% VAT, a płatność roczna jest o połowę tańsza w przeliczeniu na miesiąc. Zestawienie planów jest w cenniku. Program pracuje także dla pośredników: jak to wygląda, opisuje program do spedycji.

Terminy i przypomnienia opisuje osobno strona program do pilnowania płatności za transport.

Czy mogę wystawić fakturę za transport w euro

Tak. Waluta pochodzi ze zlecenia, a kurs wpisujesz w polu do edycji, dzięki czemu stosujesz własną zasadę rozliczeń.

Jak program liczy termin płatności

Wybierasz liczbę dni, na przykład 14, 30, 45 albo 60, a program liczy datę od dnia otrzymania dokumentów przez klienta.

Czy program pilnuje, czy klient zapłacił?

Rejestr należności pokazuje faktury po terminie i wysyła przypomnienia e-mailem. W planach Firma i Flota możesz też przygotować notę odsetkową.

Co zawiera faktura z Dostarcz?

Szkic faktury ma strony, pozycję usługi, netto i VAT, termin płatności, walutę PLN albo EUR i numer zlecenia, a dane można wyeksportować.

Przygotuj szkic faktury w dniu rozładunku

Zacznij od jednego zlecenia. Na stronie głównej Wypełnij CMR ze zlecenia i zobacz szkic faktury z terminem płatności. Gdy odpowiada Ci wynik, zakładasz konto i wystawiasz kolejne.

Wypełnij CMR