Polityka prywatności

3. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane, które sam nam przekazujesz, oraz dane techniczne powstające podczas korzystania z serwisu. Zakres zależy od tego, z jakiej części serwisu korzystasz.

• Dane konta: adres e-mail, zaszyfrowane hasło, daty założenia i potwierdzenia konta.
• Dane z demo: treść zlecenia wklejona albo odczytana z pliku PDF oraz pola wypełnionego dokumentu.
• Dane dokumentów w płatnych planach: informacje o zleceniach, stronach przewozu, towarze, fakturach i terminach płatności, które wprowadzasz do konta.
• Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej i dane potrzebne do wystawienia faktury VAT.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, daty i godziny żądań, informacja o źródle wejścia na stronę.
• Korespondencja: treść wiadomości wysłanych na adres kontaktowy.

4. Dane osób trzecich w zleceniach

W zleceniach i dokumentach przewozu występują dane kontrahentów, nadawców, odbiorców i kierowców. W tym zakresie Ty jesteś administratorem tych danych, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu wyłącznie po to, by świadczyć usługę. Zasady powierzenia opisuje regulamin, a w planie Enterprise można zawrzeć odrębną umowę powierzenia.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy tylko w celach, które potrafimy wskazać, i na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

• Założenie konta, potwierdzenie adresu kodem z maila i logowanie, na podstawie niezbędności do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
• Odczyt zlecenia w demo i w koncie oraz wygenerowanie dokumentów, na podstawie niezbędności do wykonania umowy albo Twojej prośby.
• Rozliczenie abonamentu, wystawienie faktury i prowadzenie dokumentacji podatkowej, na podstawie obowiązku prawnego.
• Bezpieczeństwo serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i ograniczenie liczby odczytów demo, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Odpowiedź na wiadomości i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
• Wysyłka wiadomości o działaniu konta, w tym kodów i powiadomień o terminach, na podstawie niezbędności do wykonania umowy.

6. Wiadomości o charakterze informacyjnym

Wiadomości dotyczące działania konta, takie jak kody weryfikacyjne, potwierdzenia i przypomnienia, wysyłamy bez dodatkowej zgody, bo są częścią usługi. Każda wiadomość nieobowiązkowa zawiera link, którym możesz zrezygnować z jej otrzymywania.

7. Kategorie odbiorców danych

Korzystamy z podmiotów, które pomagają nam świadczyć usługę. Nie podajemy ich nazw, tylko kategorie, a każdy z nich otrzymuje dane w zakresie niezbędnym do swojej roli.

• Dostawca hostingu, na którego infrastrukturze działa serwis.
• Dostawca poczty transakcyjnej, który dostarcza kody i powiadomienia.
• Dostawca modelu sztucznej inteligencji do odczytu dokumentów, któremu przekazujemy tekst zlecenia, żeby odczytać z niego pola.
• Dostawcy usług płatniczych i księgowych, jeżeli są niezbędni do rozliczenia abonamentu.

8. Odczyt dokumentów przez model AI

Plik PDF jest czytany w Twojej przeglądarce, a do odczytu przekazujemy sam tekst zlecenia. Nie sprzedajemy treści zleceń i nie wykorzystujemy ich do reklamy. Zalecamy, aby w tekście nie umieszczać danych, które nie są potrzebne do wypełnienia dokumentu.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy zabezpieczenia przewidziane w przepisach o ochronie danych, w szczególności standardowe klauzule umowne. Szczegóły możesz uzyskać, pisząc na adres kontaktowy.

10. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od rodzaju danych i celu przetwarzania.

• Wynik demo, w tym tekst zlecenia i wypełniony dokument, znika po 24 godzinach.
• Dane konta i dokumentów w koncie przechowujemy, dopóki konto jest aktywne, a po jego zamknięciu przez okres potrzebny do rozliczeń i ewentualnych roszczeń.
• Dane rozliczeniowe i faktury przechowujemy przez czas wymagany przepisami podatkowymi.
• Dane techniczne i dzienniki zdarzeń przechowujemy przez ograniczony czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa.
• Korespondencję przechowujemy do czasu załatwienia sprawy oraz przez okres przedawnienia roszczeń.

11. Usunięcie danych po zamknięciu konta

Po wypowiedzeniu abonamentu dane konta pozostają dostępne do końca opłaconego okresu. Przed jego końcem możesz wyeksportować swoje dane. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane albo anonimizowane.

12. Twoje prawa

Przysługują Ci prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Żeby z nich skorzystać, napisz na adres kontaktowy, a odpowiemy w ustawowym terminie.

• Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii.
• Sprostowanie danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
• Usunięcie danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania.
• Ograniczenie przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem.
• Przenoszenie danych do innego administratora w formacie nadającym się do odczytu.
• Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Wycofanie zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Wniesienie skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Odczyt zlecenia przez model AI jest podpowiedzią do wypełnienia pól. Nie podejmujemy na tej podstawie decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne, a treść dokumentu zawsze zatwierdzasz sam.

14. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis nie używa reklamowych plików cookies ani narzędzi śledzących do profilowania reklamowego. Stosujemy wyłącznie mechanizmy niezbędne do działania: utrzymania sesji logowania, zabezpieczenia formularzy i zapamiętania wyboru, na przykład przełącznika planu miesięcznego i rocznego.

15. Dzienniki serwera

Podczas odwiedzin serwer zapisuje podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania i adres strony. Wykorzystujemy je do utrzymania bezpieczeństwa i diagnozowania błędów.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie, kopie zapasowe, role w koncie i dziennik zdarzeń. Opisujemy je szerzej na stronie bezpieczeństwo danych TMS.

17. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, gdy zmieni się zakres usługi albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem /polityka-prywatnosci, a o istotnych zmianach informujemy użytkowników kont mailowo. Zasady korzystania z serwisu znajdziesz w regulaminie.

18. Kontakt w sprawie danych

Wszystkie pytania i wnioski dotyczące danych kieruj na adres [email protected]. Odpowiedzi na częste pytania o program znajdziesz też w pytaniach o CMR i Dostarcz.