Co program do spedycji powinien wyłuskać ze zlecenia
Zlecenia od klientów i z giełd wyglądają różnie, ale ten sam zestaw danych musi trafić do trzech dokumentów. Z listy poniżej wynika, czy odczyt faktycznie zastąpi przepisywanie.
- Zleceniodawca, nadawca i odbiorca z adresami.
- Miejsca i daty załadunku oraz rozładunku.
- Towar, liczba palet i waga.
- Numer zlecenia klienta.
- Stawka i waluta, PLN albo EUR.
- Uwagi, na przykład o temperaturze, oraz numer rejestracyjny, jeśli zlecenie go podaje.
Jeśli program odczytuje tylko część z tego, resztę i tak wpisujesz ręcznie. Wtedy zysk czasu jest mały, a ryzyko pomyłki zostaje.
PDF z tekstem i skan to dwie różne sprawy
Odczyt działa na tekście. PDF zapisany z edytora albo wysłany z systemu giełdy ma warstwę tekstu i program ją czyta. Zdjęcie lub skan papieru warstwy tekstu nie ma, więc zanim cokolwiek odczytasz, trzeba z niego zrobić tekst.
Zapytaj dostawcę, co robi program ze skanem. W Dostarcz PDF z warstwą tekstu wgrywasz bezpośrednio, a przy skanie wklejasz treść zlecenia. Wklejenie treści maila działa tak samo jak wgranie pliku. To uczciwe ograniczenie, które lepiej znać przed zakupem niż po nim.
Odczyt jest podpowiedzią, więc liczy się łatwość poprawki
Żaden odczyt nie jest pewny w stu procentach, bo zlecenia bywają niechlujne: adres w dwóch wersjach, waga w uwagach, data w opisie. Dlatego ważniejsze od deklaracji dokładności jest to, jak wygląda poprawka. Dobry program pokazuje pola obok siebie, pozwala poprawić je w jednym miejscu i dopiero potem tworzy CMR i fakturę.
Przy teście zwróć uwagę na trzy rzeczy: czy pole niepewne jest zaznaczone, czy poprawka od razu zmienia dokumenty i czy nie ma kroku, w którym dane trzeba przenosić ręcznie. Adresy, daty i wagę zawsze sprawdzaj oczami. Za treść CMR i faktury odpowiadasz Ty, nie program.
Jak zrobić test w jedno popołudnie
1. Wybierz trzy zlecenia z ostatniego miesiąca: proste krajowe, zagraniczne w euro i takie z brakami w opisie.
2. Wgraj je i policz pola, które wymagały poprawy. Zmierz czas od wgrania do gotowego CMR.
3. Porównaj wynik z dokumentami, które wystawiłeś ręcznie. Sprawdź walutę i termin płatności w szkicu faktury.
4. Pokaż szkic księgowej. Jeśli po poprawkach zgadza się z tym, co wystawiłbyś sam, odczyt spełnia zadanie.
W Dostarcz zrobisz to na stronie głównej bez rejestracji: wgrywasz zlecenie i oglądasz kartę zlecenia, wypełniony CMR i szkic faktury.
Co dzieje się z treścią zlecenia
Zlecenie zawiera stawki i dane kontrahentów, więc zapytaj dostawcę, gdzie trafia plik. W Dostarcz PDF jest czytany w przeglądarce, a na serwer trafia tylko tekst potrzebny do odczytu pól. W demo tekst zlecenia znika po 24 godzinach. Szerzej opisuje to strona o bezpieczeństwie danych.
Odczyt jest wtedy dopiero początkiem. Z poprawnych danych powstaje list przewozowy opisany na stronie program CMR i faktura opisana na stronie faktura za transport. Jeśli dalej potrzebujesz wysyłki faktur do KSeF, sprawdź osobny program do fakturowania zgodny z KSeF, do którego eksportujesz szkic.
Kiedy odczyt z PDF ma sens finansowo
Odczyt zwraca się, gdy zleceń jest tyle, że przepisywanie zabiera godziny w tygodniu. Przy dwóch zleceniach w tygodniu arkusz wystarczy. Przy kilku dziennie każda minuta na zleceniu to realny koszt, który policzysz z własnych liczb. Rachunek krok po kroku jest we wpisie ile kosztuje program do spedycji, a całościowy opis dla pośredników na stronie program do spedycji.
Plan Start kosztuje 349 zł netto miesięcznie i obejmuje 100 odczytów, plan Firma 790 zł i 500 odczytów, a plan Flota 1 690 zł i 2 000 odczytów. Przy płatności rocznej miesięczna stawka jest o połowę niższa. Szczegóły w cenniku.
Czy program do spedycji odczyta zlecenie z PDF
Tak, jeśli PDF ma warstwę tekstu. Program wyłuskuje strony przewozu, daty, towar, wagę, stawkę i numer zlecenia, a niepewne pola zostawia do poprawy. Skan bez tekstu trzeba zastąpić wklejeniem treści zlecenia.
Co zrobić, gdy program źle odczyta pole
Poprawiasz pole przed wydrukiem CMR albo wystawieniem faktury. W Dostarcz każde pole w CMR, karcie zlecenia i fakturze zmieniasz jednym kliknięciem, a odczyt traktujesz jako podpowiedź.
Czy można odczytać zlecenie wklejone z maila
Tak. Treść maila wklejasz tak samo jak plik PDF i dostajesz te same pola. To też sposób na zlecenia ze skanów, jeśli treść da się skopiować.
Czy odczyt zlecenia jest w każdym planie
Tak. Odczyt zleceń, CMR, karta zlecenia i faktura są w planach Start, Firma i Flota. Różnią się limity odczytów w miesiącu.