Dokument WZ a CMR, czym się różnią

Czym jest list przewozowy CMR

CMR to międzynarodowy list przewozowy stosowany w przewozie drogowym towarów za wynagrodzeniem, gdy miejsce odbioru i miejsce dostawy znajdują się w dwóch różnych państwach, z których przynajmniej jedno jest stroną Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów, podpisanej w Genewie w 1956 roku. Dokument potwierdza zawarcie umowy przewozu, przyjęcie towaru przez przewoźnika i warunki, na jakich przewóz ma się odbyć.

List CMR sporządza się w trzech oryginalnych egzemplarzach, podpisanych przez nadawcę i przewoźnika. Pierwszy egzemplarz zostaje u nadawcy, drugi towarzyszy ładunkowi i trafia do odbiorcy, a trzeci zatrzymuje przewoźnik. Formularz ma 24 numerowane pola, w których wpisuje się dane stron, miejsca załadunku i rozładunku, opis towaru, wagę, instrukcje i uwagi. Wszystkie pola omawiamy w poradniku o tym, jak wypełnić dokument CMR.

W przeciwieństwie do WZ, list CMR jest uregulowany konwencją międzynarodową, a jego treść i skutki są podobne w państwach, które ją przyjęły. Dzięki temu przewoźnik, nadawca i odbiorca z różnych krajów mówią tym samym językiem dokumentów.

Różnice między WZ a CMR

Najprościej porównać oba dokumenty przez pryzmat kilku pytań.

• Do czego służy: WZ dokumentuje wydanie towaru z magazynu i rozliczenie stanów, CMR dokumentuje umowę przewozu i przyjęcie towaru przez przewoźnika.
• Kto wystawia: WZ wystawia magazyn lub sprzedawca, CMR wypełnia nadawca (często z pomocą przewoźnika lub spedycji) i podpisują go nadawca oraz przewoźnik.
• Kogo dotyczy: WZ dotyczy relacji sprzedawca i odbiorca towaru oraz wewnętrznej ewidencji, CMR dotyczy relacji nadawca, przewoźnik i odbiorca.
• Co opisuje: WZ opisuje pozycje asortymentowe, ilości i jednostki, CMR opisuje przesyłkę od strony przewozowej: liczbę palet, rodzaj opakowania, wagę brutto, objętość, instrukcje i zastrzeżenia.
• Podstawa prawna: WZ wynika z przepisów o rachunkowości i praktyki firmy, CMR z konwencji międzynarodowej.
• Zasięg: WZ funkcjonuje w obrocie krajowym i międzynarodowym, ale jest dokumentem wewnętrznym firmy wydającej, CMR stosuje się do międzynarodowego przewozu drogowego.
• Skutki w sporze: WZ pozwala ustalić, co wydano z magazynu, CMR pozwala ustalić, co i w jakim stanie przejął przewoźnik i czy odbiorca przyjął towar bez zastrzeżeń.

Krótko mówiąc, WZ odpowiada na pytanie „co wyszło z magazynu”, a CMR na pytanie „co przejął przewoźnik, gdzie i na jakich warunkach”.

Kto wystawia WZ, a kto CMR

W typowym łańcuchu dostawy sprzedawca przygotowuje wysyłkę w magazynie i drukuje WZ. Następnie zleca przewóz, samodzielnie albo przez spedycję. Przewoźnik przyjeżdża na załadunek, a nadawca wypełnia list CMR lub robi to spedycja albo przewoźnik na podstawie zlecenia. Kierowca dostaje komplet: egzemplarze CMR oraz kopię WZ i inne dokumenty handlowe.

W praktyce rola przewoźnika często zaczyna się od zbierania danych. To on lub spedytor zazwyczaj przepisuje dane ze zlecenia do formularza, więc dokładność zlecenia jest kluczowa. O tym, jakie elementy musi mieć dobre zlecenie transportowe, piszemy w osobnym poradniku. Dane ze zlecenia powinny zgadzać się z WZ, ponieważ odbiorca porównuje oba dokumenty przy rozładunku.

Dobra praktyka dla kierowcy to sprawdzenie przy załadunku, czy liczba palet i opis towaru w WZ odpowiadają temu, co wpisano do listu CMR, zanim złoży podpis. Każda rozbieżność jest łatwiejsza do wyjaśnienia na rampie niż po kilku dniach w biurze.

Po co każdy z dokumentów

Obie kopie służą innym osobom i innym celom, dlatego żadna nie zastępuje drugiej.

• WZ potrzebuje magazyn, żeby zdjąć towar ze stanu, księgowość sprzedawcy, żeby udokumentować sprzedaż, oraz odbiorca, żeby sprawdzić dostawę z zamówieniem.
• CMR potrzebuje przewoźnik, żeby wykazać przyjęcie i dostawę ładunku, nadawca, żeby mieć dowód przekazania towaru, oraz odbiorca, żeby zapisać zastrzeżenia przy odbiorze.
• Fakturę za usługę transportową przewoźnik wystawia na podstawie zlecenia i podpisanego CMR, a nie na podstawie WZ.
• Faktura sprzedawcy za towar opiera się na WZ i zamówieniu, a nie na liście CMR.

Dla firmy transportowej oznacza to prostą zasadę: WZ jest dokumentem klienta, który kierowca przewozi razem z towarem, natomiast CMR jest dokumentem przewoźnika, który trzeba prawidłowo wypełnić, podpisać i odesłać do biura. Brak podpisanego CMR zwykle wstrzymuje fakturę za transport, nawet gdy WZ z podpisem odbiorcy jest w komplecie.

Czy WZ może zastąpić CMR

Nie. WZ nie jest dokumentem przewozowym, nie zawiera danych przewoźnika i nie wiąże go z ładunkiem w sposób przewidziany konwencją. W przewozie międzynarodowym drogowym brak listu CMR nie unieważnia samej umowy przewozu, ale pozbawia strony podstawowego dowodu. Przewoźnik traci potwierdzenie przyjęcia towaru w określonym stanie, a odbiorca i nadawca mają trudniejszą pozycję przy reklamacji. Jeśli towar jedzie za granicę, kierowca powinien mieć przy sobie list CMR, a nie tylko dokumenty handlowe.

Odwrotnie również nie. Sam CMR nie zastąpi WZ w księgach sprzedawcy. List przewozowy nie dokumentuje ruchu magazynowego i nie zawiera pozycji asortymentowych w takim zakresie, jaki wymaga ewidencja.

W przewozie krajowym sytuacja bywa inna: dokumentem towarzyszącym ładunkowi często jest list przewozowy w formie ustalonej w umowie, a funkcje potwierdzenia dostawy pełni podpisane WZ albo dokument dostawy. Zależy to od ustaleń stron i praktyki branżowej, więc zapisz je w zleceniu. Szersze omówienie rodzajów dokumentów znajdziesz w tekście o tym, czym jest list przewozowy.

Jak uporządkować dokumenty przewozu

Najwięcej kłopotów powstaje wtedy, gdy dane w różnych dokumentach nie są ze sobą zgodne. Dobrą praktyką jest ustawienie jednego źródła prawdy, którym jest zlecenie, i przenoszenie z niego danych do pozostałych dokumentów.

• Sprawdź, czy nazwa i adres odbiorcy w zleceniu, w WZ i w CMR są takie same.
• Porównaj liczbę palet i wagę brutto w WZ z tym, co wpisano do pól listu CMR.
• Upewnij się, że numer zamówienia lub numer zlecenia jest wpisany w polu dokumentów dołączonych do listu.
• Zbierz podpisany egzemplarz CMR i kopię WZ w tym samym miejscu, przypisane do jednego zlecenia.
• Przechowuj skan podpisanego dokumentu razem ze zleceniem i fakturą, żeby w razie reklamacji mieć komplet pod ręką.

Przy ręcznym wypełnianiu każde z tych sprawdzeń zajmuje czas. Gdy zlecenie trafia do systemu jako PDF lub tekst, a list powstaje automatycznie z jego danych, pozostaje już tylko kontrola. CMR online w Dostarcz wypełnia pola formularza ze zlecenia, a każde z nich możesz poprawić przed wydrukiem. Jeśli potrzebujesz papieru, zobacz też poradnik o tym, jak przygotować druk CMR, a przy przewozach za granicę przeczytaj, jak działa międzynarodowy list przewozowy.

Faktura za przewóz a dokumenty

Podstawą faktury za usługę transportową jest zlecenie oraz potwierdzenie wykonania przewozu, czyli podpisany list przewozowy. WZ może być dla zleceniodawcy dodatkowym dowodem, ale nie zastępuje listu. Zanim wystawisz fakturę, sprawdź, czy numer zlecenia, trasa i daty na dokumentach się zgadzają. Rozbieżność w jednym z nich to częsty powód odrzucenia faktury lub wstrzymania płatności.

Wystawienie dokumentu w dniu rozładunku skraca czas oczekiwania na pieniądze, a faktura za transport przygotowana z danych zlecenia ogranicza ryzyko pomyłek. Zlecenia i dokumenty w jednym miejscu prowadzi program CMR, a ich wprowadzanie ułatwia program do zleceń transportowych, który czyta PDF ze zlecenia za Ciebie.

Podsumowanie

Dokument WZ i list CMR nie konkurują, tylko się uzupełniają. WZ dokumentuje wydanie towaru z magazynu i służy księgowości sprzedawcy, a CMR dokumentuje umowę przewozu, przyjęcie ładunku i dostawę w międzynarodowym transporcie drogowym. Kierowca zwykle wiezie oba, a przewoźnik rozlicza się na podstawie zlecenia i podpisanego listu. Zgodność danych między dokumentami oszczędza czas i ogranicza spory.

Chcesz zobaczyć, jak dane ze zlecenia układają się w polach CMR? Wrzuć swoje zlecenie i sprawdź wynik.