Druk CMR na formularzu czy z pliku PDF
Są dwa podstawowe sposoby przygotowania listu. Pierwszy to gotowy blok formularzy CMR, czyli zestaw przelotowych kartek w kolorach, wypełnianych długopisem albo w drukarce igłowej. Drugi to plik PDF z wzorem listu, wypełniony komputerowo i wydrukowany na zwykłym papierze, kilka razy albo raz z kopiami.
Formularz z kalką ma jedną zaletę: wpisy z pierwszej kartki przechodzą na kolejne, więc wszystkie egzemplarze mają tę samą treść, a podpisy składa się raz. Wada to czytelność. Przy odręcznym pisaniu na kolanie przy samochodzie dane na trzecim i czwartym egzemplarzu są często prawie nieczytelne, a poprawka wymaga wymiany całego zestawu.
Wydruk z PDF daje czytelny, jednolity tekst na każdej kartce i pozwala od razu poprawić błąd w danych przed drukiem. Aby spełnić wymóg trzech oryginałów, drukuje się trzy komplety, a podpisy nadawcy i przewoźnika składa się na każdym z nich. Dla wielu firm to rozwiązanie wygodniejsze, bo nie trzeba kupować formularzy i pilnować zapasu bloków.
Na której formie oprzeć się w danym przewozie, zależy od wymagań zleceniodawcy, odbiorcy i organów kontrolnych w krajach trasy. Jeśli nie masz pewności, zapytaj zleceniodawcę o jego wymagania przed wyjazdem.
Zestaw egzemplarzy przy druku CMR
Konwencja wymaga trzech oryginalnych egzemplarzy listu, który opisujemy szerzej w wpisie dokument CMR. Jeden trafia do nadawcy, drugi jedzie z towarem do odbiorcy, trzeci zostaje u przewoźnika. Na blokach formularzy często dodaje się czwartą kartkę, na przykład dla zleceniodawcy lub spedytora, oraz kartkę do przekazania w celu odprawy.
- Egzemplarz 1, dla nadawcy: zostaje po załadunku u osoby, która wydała towar.
- Egzemplarz 2, dla odbiorcy: towarzyszy ładunkowi i jest podpisywany w polu 24.
- Egzemplarz 3, dla przewoźnika: dokumentacja firmy transportowej i podstawa rozliczeń.
- Kopie dodatkowe: spedytor, zleceniodawca, ewentualnie odprawa celna. Nie są oryginałami wymaganymi Konwencją.
Przy wydruku z pliku ustaw drukowanie trzech lub czterech kopii i opisz je na marginesie lub w stopce, na przykład "egzemplarz nadawcy", "egzemplarz odbiorcy", "egzemplarz przewoźnika". Dzięki temu kierowca na rampie nie musi zgadywać, którą kartkę komu oddać.
Ustawienia wydruku listu przewozowego CMR
Dobrze wydrukowany list ma ostre pola, czytelne cyfry w tabelach i wszystkie 24 pola widoczne na kartce. Większość problemów z drukiem sprowadza się do kilku ustawień.
- Skala 100 procent, bez opcji "dopasuj do strony", która zmniejsza tekst i przesuwa pola względem druku bazowego.
- Format A4 w orientacji pionowej, zgodnie z wzorem listu.
- Marginesy ustawione tak, aby żadne pole nie było ucięte. Zrób próbny wydruk i sprawdź cztery rogi kartki.
- Jakość tekstu wystarczająca do odczytu kodów, numerów rejestracyjnych i dat po skopiowaniu lub zeskanowaniu.
- Druk jednostronny. Druk dwustronny bywa przydatny przy warunkach przewozu na odwrocie, ale numery i podpisy muszą być widoczne na stronie głównej.
Jeśli drukujesz na formularzu fabrycznym z nadrukiem, wydrukuj najpierw próbę na zwykłej kartce, nałóż ją na formularz pod światło i dopiero potem drukuj na właściwym druku. Przy nadruku igłowym ustaw grubość papieru tak, aby kalka przenosiła wszystkie egzemplarze.
Błędy przy druku CMR, które wychodzą na rampie
Błąd w druku zwykle widać dopiero w miejscu załadunku, kiedy każda poprawka kosztuje czas kierowcy i opóźnia wyjazd. Najczęstsze sytuacje wyglądają podobnie w większości firm.
- Dane ze zlecenia przepisane z błędem: zła data, inny adres rozładunku, pomylona liczba palet.
- Ucięte lub nałożone na siebie pola, bo wydruk poszedł w innej skali niż wzór.
- Brak jednego z egzemplarzy, bo kierowca odebrał dwa wydruki zamiast trzech.
- Zła waga brutto, bo wpisano wagę netto towaru bez opakowań i palet.
- Niewypełnione pola, które odbiorca lub organ kontrolny uzna za istotne, na przykład załączone dokumenty albo dane przewoźnika.
- Poprawki nanoszone długopisem bez parafy i daty, co obniża wiarygodność dokumentu.
Najprostszy sposób, żeby ich uniknąć, to wypełniać list z jednego źródła, czyli ze zlecenia, a nie przepisywać go z maila na formularz. Na stronie program CMR opisujemy, jak wygląda ta zmiana w pracy dyspozytora.
Co sprawdzić przed naciśnięciem Drukuj
Przed wydrukiem przejdź przez krótką listę kontrolną. Zajmuje dwie minuty, a oszczędza powrotu na rampę, kiedy ciężarówka jest już załadowana i czeka na wyjazd.
- Strony: czy nadawca, odbiorca i przewoźnik mają pełne nazwy, adresy i kraje, zgodne ze zleceniem.
- Miejsca i daty: czy miejsce i data załadowania oraz miejsce dostawy zgadzają się z uzgodnionym terminem.
- Towar: czy liczba sztuk, rodzaj opakowania, opis i waga brutto odpowiadają temu, co faktycznie stoi na rampie. Przy paletach wpisz liczbę palet i liczbę opakowań na palecie, jeśli to istotne.
- Instrukcje: czy w polu 13 jest wpisana odprawa celna, a w polu 14 jasne wskazanie, kto płaci za fracht.
- Załączniki: czy pole 5 wymienia wszystko, co kierowca realnie ma w teczce, na przykład fakturę, specyfikację, dokumenty celne.
- Pojazd: czy numer rejestracyjny ciągnika i naczepy zgadza się z pojazdem, który podjechał.
Jeśli którykolwiek punkt budzi wątpliwość, popraw dane w pliku i wydrukuj list ponownie. Poprawka w pliku jest tańsza i czytelniejsza niż skreślenia na wydrukowanych egzemplarzach, które potem trzeba parafować.
Przechowywanie i archiwizacja wydrukowanych listów
List przewozowy wydrukowany z pliku warto przechowywać razem z plikiem źródłowym. Kopia w archiwum zleceń pozwala po latach odtworzyć, co dokładnie zostało wpisane w danym przewozie, nawet gdy papierowy egzemplarz zaginął. Okres przechowywania dokumentów przewozowych wynika z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz z terminów przedawnienia roszczeń, więc ustal go z księgowością. Dobrą praktyką jest nazywanie plików numerem zlecenia i datą, a skany podpisanych egzemplarzy dołączanie do tej samej karty.
List w PDF, zdjęcie i papier w tym samym procesie
Wiele firm łączy dziś dwa światy. List drukuje się na papierze, bo tego wymaga kontrola w drodze lub partner handlowy, a po podpisach kierowca robi zdjęcie egzemplarza i przesyła je do biura. Dzięki temu rozliczenie i wystawienie faktury za transport nie czeka, aż papier dojedzie do firmy. Podobnie działa wersja elektroniczna. Jak wygląda podpis na telefonie i czym różni się od papieru, opisujemy na stronie e-CMR. Status prawny listu elektronicznego zależy od przepisów krajów, przez które odbywa się przewóz, więc przy trasach zagranicznych zawsze sprawdź, czy wersja papierowa nie jest wymagana.
Zdjęcie podpisanego egzemplarza przechowuj razem ze zleceniem, żeby po kilku miesiącach, gdy pojawi się reklamacja, dokument był pod ręką. Samą kolejność egzemplarzy, daty doręczenia i uwagi odbiorcy najlepiej trzymać w jednej karcie zlecenia.
Wypełnij CMR i wydrukuj gotowy list
W Dostarcz wgrywasz zlecenie transportowe w PDF albo wklejasz jego treść, a program odczytuje strony, adresy, daty, ładunek i wagę, po czym wypełnia pola listu CMR. Gotowy list pobierasz jako PDF w układzie zgodnym ze wzorem, drukujesz na zwykłej kartce albo na formularzu i dodajesz oznaczenia egzemplarzy. Przed wydrukiem zawsze sprawdź treść listu, bo za dane wpisane w liście odpowiada nadawca. Ten sam odczyt tworzy kartę zlecenia i dane do faktury, więc nie przepisujesz niczego trzy razy. Wystarczy, że klikniesz Wypełnij CMR i wgrasz własne zlecenie. Czym list różni się od magazynowego wydania towaru, wyjaśnia wpis dokument WZ a CMR.
Informacje w tym wpisie mają charakter ogólny i nie są poradą prawną. Wymagania co do formy listu w konkretnym przewozie sprawdź w Konwencji i u zleceniodawcy.