Czym jest list przewozowy i do czego służy
List przewozowy jest dowodem zawarcia umowy przewozu oraz przyjęcia towaru do przewozu. Zawiera dane stron, opis ładunku, miejsce załadunku i rozładunku oraz warunki, na jakich przewoźnik dostarczy przesyłkę. Sam dokument nie zastępuje umowy, ale w razie sporu jest pierwszym papierem, po który sięgają obie strony, ubezpieczyciel i księgowość.
W praktyce list przewozowy pełni kilka funkcji naraz. Po pierwsze, potwierdza, co i w jakim stanie zostało przekazane kierowcy, więc chroni nadawcę i przewoźnika. Po drugie, towarzyszy ładunkowi, dzięki czemu kierowca ma przy sobie dane odbiorcy, adres rozładunku i instrukcje nadawcy. Po trzecie, po podpisie odbiorcy staje się dowodem dostawy, na którym opiera się wystawienie faktury i rozliczenie z podwykonawcą.
- potwierdzenie przyjęcia towaru do przewozu,
- dowód warunków umowy przewozu,
- dokument towarzyszący ładunkowi w drodze,
- podstawa do reklamacji, odszkodowania i rozliczenia przewozu,
- załącznik do faktury za usługę transportową.
Pamiętaj, że list przewozowy nie jest tym samym co zlecenie transportowe. Zlecenie to zamówienie usługi: ustala trasę, termin, stawkę i warunki płatności. List przewozowy powstaje przy realizacji przewozu i opisuje konkretny ładunek. Co powinno zawierać dobre zlecenie transportowe, opisujemy w osobnym poradniku.
Rodzaje listów przewozowych
Nazwa „list przewozowy” obejmuje kilka różnych dokumentów. Zależnie od gałęzi transportu i trasy stosuje się inny wzór i inne przepisy.
- Krajowy list przewozowy w transporcie drogowym: przewóz między dwoma miejscami w Polsce. Formę i treść w dużej mierze kształtują przepisy krajowe o umowie przewozu, a w praktyce także ustalenia zawarte w zleceniu.
- List przewozowy CMR: dokument międzynarodowego przewozu drogowego, oparty na Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów, sporządzonej w Genewie w 1956 roku.
- Kolejowy list przewozowy (CIM): stosowany w międzynarodowym przewozie koleją na podstawie odrębnych przepisów konwencyjnych.
- Lotniczy list przewozowy (AWB): dokument przewozu towarów drogą powietrzną, o znormalizowanym formularzu stosowanym przez przewoźników lotniczych i spedytorów.
Dla firm drogowych w Polsce na co dzień ważne są dwa pierwsze rodzaje. Kolejowy i lotniczy list przewozowy pojawiają się zwykle wtedy, gdy spedycja organizuje przewóz multimodalny albo obsługuje klienta, który wysyła towar innym środkiem transportu.
Krajowy list przewozowy
W przewozie krajowym list przewozowy wynika z umowy i z przepisów prawa przewozowego oraz Kodeksu cywilnego. Przewoźnik i nadawca mogą ustalić, jaki dokument będzie towarzyszył ładunkowi, a w wielu firmach funkcję listu pełni własny druk albo po prostu zlecenie z podpisem odbiorcy na dokumencie dostawy.
Dobry krajowy list przewozowy zawiera te same podstawowe elementy, co wzór międzynarodowy: dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, miejsce i datę załadunku, miejsce przeznaczenia, opis towaru, liczbę sztuk lub palet, wagę, uwagi do przewozu oraz podpisy. Warto też wpisać numer rejestracyjny pojazdu i numer zlecenia, bo ułatwia to późniejsze rozliczenie i dopasowanie dokumentu do faktury.
Jeśli nie masz pewności, jaki dokument jest wymagany w konkretnym przewozie krajowym, sprawdź zapisy umowy z klientem i obowiązujące przepisy. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.
List przewozowy CMR w przewozie międzynarodowym
Konwencja CMR stosuje się do umowy międzynarodowego przewozu drogowego towarów za wynagrodzeniem, gdy miejsce przejęcia towaru i miejsce dostawy leżą w dwóch różnych państwach, a co najmniej jedno z nich jest stroną konwencji. Konwencja stanowi, że umowę przewozu potwierdza się listem przewozowym, a brak listu, jego nieprawidłowość lub zaginięcie nie wpływają na istnienie i ważność samej umowy, która nadal podlega konwencji.
List CMR sporządza się w trzech oryginalnych egzemplarzach, podpisanych przez nadawcę i przewoźnika. Pierwszy egzemplarz zostaje u nadawcy, drugi towarzyszy ładunkowi, a trzeci zatrzymuje przewoźnik. Podpisy mogą być wydrukowane lub zastąpione stemplami firmowymi, jeśli pozwala na to prawo kraju, w którym sporządzono list.
Konwencja wylicza, co powinien zawierać list: datę i miejsce sporządzenia, dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, miejsce i datę przejęcia towaru, miejsce przeznaczenia, opis towaru i opakowania, liczbę sztuk, znaki i numery, wagę brutto lub inną ilość, koszty związane z przewozem, instrukcje dla celów celnych oraz wzmiankę, że przewóz podlega konwencji. Formularz zawiera 24 numerowane pola, a pełne omówienie każdego z nich znajdziesz w poradniku o tym, jak wypełnić dokument CMR.
Szczegóły dotyczące egzemplarzy, podpisów i odbioru towaru opisujemy w tekście o tym, czym jest międzynarodowy list przewozowy i jak wygląda w praktyce.
Kiedy list przewozowy jest potrzebny
Zasada praktyczna brzmi: list przewozowy powinien towarzyszyć każdemu przewozowi towarów za wynagrodzeniem. Różnice dotyczą tego, który dokument i co wynika z jego braku.
- Przewóz międzynarodowy drogowy: stosuje się CMR. Bez listu umowa nadal istnieje, ale przewoźnik traci wygodny dowód przyjęcia towaru, a odbiorca i nadawca mają kłopot z dowodzeniem swoich racji. Granica i kontrola drogowa również zakładają, że kierowca ma dokumenty przewozu.
- Przewóz krajowy: dokument ustala umowa i praktyka rynkowa. Dla własnej ochrony przewoźnik powinien mieć podpisany dokument dostawy z potwierdzeniem odbioru.
- Przewóz kolejowy i lotniczy: stosuje się odpowiednio list CIM i AWB.
- Przewóz towarów niebezpiecznych: dochodzą dodatkowe dokumenty wynikające z przepisów szczególnych, np. pisemne instrukcje dla kierowcy.
Niezależnie od rodzaju przewozu firmy transportowe powinny przechowywać listy przewozowe razem ze zleceniem i fakturą. Dokument z podpisem odbiorcy bywa podstawą do zapłaty, a jego brak jest jednym z najczęstszych powodów wstrzymania płatności przez zleceniodawcę.
Najczęstsze błędy w liście przewozowym
Większość problemów z listem przewozowym nie wynika z nieznajomości przepisów, tylko z pośpiechu i ręcznego przepisywania danych. Dane wędrują ze zlecenia do listu, potem do arkusza, a na końcu do faktury, więc każda literówka powtarza się trzy razy.
- Błędny adres rozładunku lub nazwa odbiorcy, które nie zgadzają się ze zleceniem.
- Niedokładny opis towaru, np. samo słowo „części” bez rodzaju opakowania i liczby palet.
- Waga brutto niezgodna z dokumentami załadunkowymi.
- Brak zastrzeżeń przewoźnika w polu przeznaczonym na uwagi, gdy towar lub opakowanie budzi wątpliwości przy przyjęciu.
- Brak podpisu odbiorcy albo nieczytelny stempel, co utrudnia udowodnienie dostawy.
- Zgubiony egzemplarz, który wraca do biura po kilku dniach lub tygodniach.
Najprostszym sposobem na ograniczenie takich błędów jest jednokrotne wprowadzenie danych: ze zlecenia do listu, a z listu do faktury. Dokładnie tak działa CMR online w Dostarcz: wrzucasz zlecenie w PDF albo wklejasz jego treść, a pola listu wypełniają się danymi ze zlecenia, które możesz poprawić przed wydrukiem.
Jak wypełnić list przewozowy krok po kroku
Niezależnie od narzędzia kolejność pracy jest podobna. Zacznij od zlecenia, bo to ono zawiera dane, które trafią do listu.
- Sprawdź zlecenie: strony przewozu, miejsca i terminy załadunku i rozładunku, opis ładunku, wagę, liczbę palet i uwagi.
- Przepisz lub zaimportuj dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, zachowując pełne nazwy i adresy.
- Opisz towar tak, jak go widzi kierowca przy załadunku: rodzaj, opakowanie, liczba sztuk, waga brutto.
- Dodaj numer rejestracyjny ciągnika i naczepy oraz numer zlecenia w polach przeznaczonych na dokumenty i uwagi.
- Wydrukuj komplet egzemplarzy, podpisz po stronie nadawcy i przewoźnika, a podpis odbiorcy zbierz przy rozładunku.
- Po dostawie zbierz podpisany egzemplarz, zeskanuj go i dołącz do zlecenia, a potem do faktury.
Jeżeli przewozisz ładunek za granicę i potrzebujesz formularza do druku, zajrzyj do poradnika o tym, jak przygotować druk CMR. Codzienną pracę z dokumentami upraszcza program CMR, który prowadzi listę przewozów w jednym miejscu.
Od listu przewozowego do faktury
Podpisany list przewozowy jest zwykle warunkiem wystawienia faktury, a często także zapłaty. Wielu zleceniodawców wymaga przesłania oryginałów dokumentów, zanim zacznie biec termin płatności, więc każdy dzień opóźnienia w obiegu papierów przesuwa pieniądze na koncie.
Dlatego warto traktować list, zlecenie i fakturę jako jeden łańcuch. Numer zlecenia, trasa, daty i stawka powinny być identyczne we wszystkich trzech dokumentach. Gdy dane pochodzą z jednego źródła, odrzucone faktury z powodu niezgodności zdarzają się rzadziej. Jak wystawić dokument sprzedaży od razu po rozładunku, opisujemy na stronie o tym, jak działa faktura za transport, a o samym wprowadzaniu zleceń do systemu przeczytasz w opisie, czym jest program do zleceń transportowych.
Podsumowanie
List przewozowy to podstawowy dokument przewozu: potwierdza przyjęcie towaru, warunki umowy i dostawę. W przewozie międzynarodowym drogowym jest to list CMR na formularzu z 24 polami i w trzech egzemplarzach, w przewozie krajowym dokument zależy od umowy i praktyki, a w transporcie kolejowym i lotniczym stosuje się odrębne wzory. Niezależnie od rodzaju przewozu największą wartość daje dokładność danych i szybki obieg podpisanego egzemplarza do biura.
Masz zlecenie od klienta lub z giełdy i chcesz zobaczyć, jak jego dane układają się w polach listu? Wrzuć je do Dostarcz i sprawdź wynik na swoim przykładzie.