Czym jest zlecenie transportowe
Zlecenie transportowe jest dokumentem handlowym, na podstawie którego zawiera się umowę przewozu. Najczęściej przychodzi jako PDF lub wiadomość e-mail: od klienta końcowego, od spedycji albo z giełdy ładunków. Zlecenie wiąże strony warunkami, które w nim zapisano, więc to, czego tam brakuje, trzeba później ustalać telefonicznie, a to zwykle kończy się nieporozumieniem.
Zlecenie nie jest tym samym co list przewozowy. Zlecenie powstaje przed przewozem i ustala warunki usługi. List przewozowy powstaje przy załadunku i potwierdza przyjęcie konkretnego ładunku. Oba dokumenty muszą się ze sobą zgadzać, bo w razie reklamacji lub sporu o zapłatę oceniane są razem.
Nie ma jednego obowiązkowego wzoru zlecenia, ale rynek wypracował zestaw pól, które pojawiają się niemal w każdym. Warto je znać, niezależnie od tego, czy zlecenie wystawiasz, czy dostajesz.
Elementy zlecenia transportowego
Poniższa lista porządkuje to, co powinno znaleźć się w zleceniu.
- Numer zlecenia i data wystawienia, które pozwalają jednoznacznie odnaleźć dokument.
- Pełne dane zleceniodawcy: nazwa firmy, adres, NIP, osoba do kontaktu.
- Pełne dane przewoźnika: nazwa, adres, NIP, a często także numer licencji i dane ubezpieczenia.
- Miejsce i termin załadunku, najlepiej z godzinami okna załadunkowego i danymi kontaktowymi na miejscu.
- Miejsce i termin rozładunku, również z oknem czasowym i osobą do kontaktu.
- Opis ładunku: rodzaj towaru, opakowanie, liczba sztuk lub palet, waga, wymiary i ewentualne wymagania szczególne.
- Wymagany typ pojazdu i wyposażenie, np. plandeka, chłodnia, winda, pasy, temperatura.
- Stawka za przewóz, waluta oraz wskazanie, czy kwota jest netto.
- Termin płatności i sposób liczenia jego początku.
- Zasady dotyczące dokumentów przewozowych i ich dostarczenia.
- Zasady dotyczące przestojów, opóźnień i kar umownych.
- Zasady podzlecania przewozu i zakaz lub zgoda na podwykonawcę.
Im więcej z tych elementów jest zapisanych wprost, tym mniej pytań i poprawek w trakcie realizacji. Kiedy zlecenie wraca do biura z uwagą „ustalone telefonicznie”, jest już za późno na spokojne wyjaśnienie.
Ładunek i adresy w zleceniu
Najczęstsze błędy wynikają z niedokładnego opisu ładunku i niepełnych adresów. Samo słowo „towar” albo „części” nie wystarczy. Kierowca musi wiedzieć, czy zabiera dziesięć palet w folii, czy sześć skrzyń, jaką mają wagę i czy da się je piętrować.
W opisie ładunku sprawdź przynajmniej:
- rodzaj towaru i rodzaj opakowania,
- liczbę palet lub sztuk oraz ich wymiary,
- wagę brutto całego ładunku,
- czy ładunek wymaga szczególnych warunków, np. temperatury albo zabezpieczenia,
- czy jest to ładunek niebezpieczny, co oznacza dodatkowe dokumenty i wymagania wobec kierowcy.
Adres załadunku i rozładunku powinien zawierać nazwę firmy, ulicę, kod pocztowy, miejscowość i kraj, a także godziny przyjęć. Przy rozładunku magazynowym przydaje się numer rampy lub numer awizacji. Brak takich informacji prowadzi do kolejek, przestojów i sporów o to, kto za nie płaci.
Te same dane później wpisujesz do pól listu CMR, więc błąd w zleceniu rozchodzi się na kolejne dokumenty. Dlatego dobrze, gdy wartości są wprowadzane tylko raz, a następnie przenoszone automatycznie. W Dostarcz program do zleceń transportowych odczytuje pola ze zlecenia w PDF lub z wklejonego tekstu i podstawia je do dalszych dokumentów.
Stawka za przewóz i dodatkowe opłaty
Stawka w zleceniu powinna być jednoznaczna. Zapisz kwotę, walutę i informację, czy chodzi o kwotę netto, a w przewozach międzynarodowych sprawdź, jak traktowane są podatek i ewentualne opłaty drogowe. Jeśli stawka jest podana w euro, ustal w zleceniu, według jakiego kursu nastąpi rozliczenie lub w jakiej walucie wystawiona zostanie faktura.
Warto od razu uzgodnić zasady dla zdarzeń, które często pojawiają się w trakcie przewozu:
- przestój przy załadunku lub rozładunku: po jakim czasie zaczyna się naliczanie i w jakiej wysokości,
- zmiana trasy lub adresu rozładunku na życzenie zleceniodawcy,
- dodatkowy punkt załadunku lub rozładunku,
- opłaty drogowe, promowe i inne koszty, które nie są wliczone w stawkę,
- odmowa przyjęcia towaru przez odbiorcę i koszty zwrotu.
Kiedy te punkty nie są zapisane, każdy z nich staje się osobną negocjacją po fakcie, a przewoźnik zwykle jest w słabszej pozycji, bo ładunek jest już załadowany.
Termin płatności w zleceniu transportowym
Termin płatności to jedna z najważniejszych pozycji zlecenia, ponieważ wprost wpływa na płynność finansową firmy transportowej. W branży spotyka się terminy od 30 do 60 dni, a czasem dłuższe. Zwróć uwagę nie tylko na liczbę dni, ale także na to, od kiedy są liczone.
- Od daty wystawienia faktury: najkorzystniejsze dla przewoźnika, bo początek terminu zależy od jego działania.
- Od daty otrzymania faktury: wymaga potwierdzenia dostarczenia dokumentu.
- Od daty otrzymania kompletu dokumentów przewozowych: najczęstsze rozwiązanie, ale oznacza, że opóźnienie w przesłaniu podpisanego listu przewozowego przesuwa pieniądze na koncie.
Przepisy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych ograniczają maksymalną długość terminu i przewidują odsetki za opóźnienie, o ile strony nie ustaliły inaczej w dopuszczalnych granicach. Dokładne zasady sprawdź w aktualnych przepisach lub u swojego doradcy. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Praktyka jest prosta: im szybciej wystawisz dokument sprzedaży po rozładunku, tym wcześniej zaczyna biec termin. Jak przygotować dokument w dniu dostawy, opisujemy w tekście o tym, jak wystawić faktura za transport na podstawie zlecenia.
Na co uważać przed przyjęciem zlecenia
Przewoźnik, który przyjmuje zlecenie z giełdy albo od nowego klienta, powinien przeczytać je uważnie, zanim kierowca wyjedzie na załadunek. Kilka zapisów wymaga szczególnej uwagi.
- Kary umowne za opóźnienie, szczególnie gdy są wysokie i naliczane bez względu na przyczynę.
- Zapisy o odpowiedzialności za szkody, które odbiegają od zasad wynikających z przepisów lub konwencji.
- Zakaz zmiany pojazdu albo kierowcy bez zgody zleceniodawcy.
- Wymóg przesłania oryginałów dokumentów w określonym terminie, pod rygorem wstrzymania płatności.
- Zapisy o potrąceniach, np. za brak podpisanych dokumentów lub uszkodzenie opakowania.
- Ogólne warunki zleceniodawcy, do których zlecenie odsyła, a które trzeba przeczytać przed zaakceptowaniem.
- Dane firmy zleceniodawcy: sprawdź, czy zgadzają się z dokumentami rejestrowymi i czy nazwa na zleceniu odpowiada firmie, która później wystawi płatność.
Dobrym nawykiem jest potwierdzenie zlecenia na piśmie, nawet jeśli wcześniej ustalono wszystko telefonicznie. Przy przewozie międzynarodowym zlecenie powinno zawierać także wzmiankę o tym, że przewóz podlega Konwencji CMR, a dane z niego trafią do listu opisanego w poradniku o tym, jak wypełnić dokument CMR.
Od zlecenia do listu CMR i faktury
Kiedy zlecenie jest kompletne, kolejne dokumenty można przygotować niemal mechanicznie. Zleceniodawca, nadawca i odbiorca przechodzą do pól 1 i 2 listu CMR, miejsce rozładunku do pola 3, miejsce i data załadunku do pola 4, opis towaru, liczba sztuk i waga do pól od 6 do 12, a instrukcje i uwagi do pól od 13 do 19. Stawka, waluta i termin płatności trafiają na fakturę.
Przy ręcznej pracy ten sam zestaw danych wpisuje się trzy razy: do listu, do arkusza zleceń i do faktury. Każde przepisywanie to szansa na błąd, a błąd w adresie lub wadze wychodzi dopiero wtedy, gdy odbiorca albo księgowość odrzuci dokument. Dlatego sprawdzony nawyk to jedno miejsce wprowadzania danych i przenoszenie ich dalej bez przepisywania.
Jeżeli chcesz zobaczyć taki obieg na swoim zleceniu, CMR online w Dostarcz przyjmuje zlecenie w PDF lub w postaci tekstu i przygotowuje wypełniony CMR, kartę zlecenia oraz szkic faktury z terminem płatności. Program CMR pozwala potem poprawić dowolne pole przed wydrukiem. Jeśli przewozisz towar za granicę, przejrzyj też opis tego, czym jest międzynarodowy list przewozowy.
Lista kontrolna przed podpisaniem zlecenia
Zanim potwierdzisz zlecenie, przejdź krótką listę pytań:
- Czy adresy i okna czasowe załadunku i rozładunku są pełne i możliwe do zrealizowania?
- Czy opis ładunku wystarcza, by wypełnić list przewozowy bez dopytywania?
- Czy stawka, waluta i dodatkowe opłaty są jednoznaczne?
- Czy termin płatności i sposób liczenia jego początku są akceptowalne?
- Czy wiadomo, jakie dokumenty i w jakim terminie trzeba dostarczyć?
- Czy zasady kar umownych i odpowiedzialności są do przyjęcia?
- Czy dane zleceniodawcy zgadzają się z tym, co widnieje w dokumentach firmy?
Wystarczy kilka minut czytania, by uniknąć sporu, który później kosztuje godziny telefonów i opóźnioną płatność.
Podsumowanie
Dobre zlecenie transportowe jest konkretne: zawiera pełne dane stron, dokładny opis ładunku, adresy z oknami czasowymi, jednoznaczną stawkę, termin płatności i zasady dotyczące dokumentów. To fundament listu przewozowego i faktury, więc każdy błąd w zleceniu powtarza się w kolejnych dokumentach. Zadbaj o to, by dane wprowadzać raz i przenosić dalej, a zlecenie czytać zanim kierowca ruszy w trasę.
Wrzuć swoje zlecenie do Dostarcz i zobacz, jak jego dane układają się w CMR, karcie zlecenia i fakturze.